Hôtel : confirmé

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Régis
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Message par Régis » jeu. sept. 11, 2003 10:18 am

ERRATUM
Il faut lire:

Comme je te l'ai précisé dans un precedent message, j'ai effectué une reservation pour deux NUITS
( comme tu l'avais précisé, j'ai mentionné la convention paradox.)
Voici la réponse de l'hotel, que je te transmets.

Michel, m'emmene en voiture et cela suffit à mon bonheur!
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Proposition

Message par Michel » ven. sept. 12, 2003 2:52 pm

Salut !

Finalement, il y a plein d'ambigüité avec l'hôtel. Alors je propose la chose suivante :

La convention a réservé 10 chambres pour le 25 au soir. Là-dedans, on va mettre :
Régis, Moi, Mike, Egbert et sa fille (1 ou 2 chambre ?), Vladimir, Dimitri, Fridolin. Ce qui fait 8 chambres. Reste 2 de libres.

Les réservations complémentaires, avant ou après doivent être réalisées par les personnes elles-mêmes, ou un ayant-droit (Côme, jeudi soir pour Mike ?)

Pour le paiemnt, je peux payer la part convention le samedi matin. Cela couvrirait :
Régis, moi, Vladimir, Dimitri, Mike pour le vendredi soir. Le reste étant dû par les gens, directement. Ainsi, par exemple Régis paierait le jeudi soir et le samedi soir.


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Côme
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Message par Côme » ven. sept. 12, 2003 4:04 pm

Oui il faut clarifier. Moi je propose que nous occupions de nos invités et donc que pour les autres personnes :

- soit elles nous envoient leur règlement AVANT et nous pouvons nous occuper de leur chambre
- soit elles se débrouillent

Je crois que Jacques voulait élargir nos invitations aux européens non français pour la nuit du 24 (donc 6 ou 7 personnes) pour mettre tout le monde sur un pied d'égalité (Régis ce serait bien si tu pouvais mettre un post avec toutes les infos que tu as sur ces européens via ta bal).

Reste Mike , cas particulier car je me suis un peu avancé dans mon message d'invitation sur la prise en charge de ses frais de séjour. Je crois correct de lui offrir 2 nuits, celle du 23 et celle du 24. Mais il m'a parlé d'un départ le 26 au matin ! Il va falloir trancher.

Michel
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Message par Michel » ven. sept. 12, 2003 4:24 pm

Bon, alors, je propose la chose suivante :

Samedi matin, je paye les personnes "convention", à savoir :
Mike, Egbert et sa fille (1 ou 2 chambre ?), Vladimir, Dimitri, Fridolin, Régis, Moi. Que ces personnes soient restées 1 nuit ou 2.

Les non-invités (Régis, Moi, la fille d'Egbert, et...) me rembourseront directement. Le reste sera imputé sur le budget convention.

Donc, il va falloir, pour arranger tout cela au mieux, rendre nominatives les réservations (cela éclaircira les cas comme Régis, qui est convention le jeudi et vendredi, et perso le samedi). Il faudrait savoir qui va venir le jeudi soir... Il y a déjà Mike, Régis, Moi...

Pour Egbert, je conçois que l'on puisse l'invite, mais sa fille, non (sauf si elle accepte de partager la chambre de quelqu'un d'autre... :twisted: :oops: )
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Message par Régis » ven. sept. 12, 2003 4:40 pm

Petit problème.
je viens d'envoyer au meme moment que Côme un message et il semble que celui de Côme ait fait disparaitre le mien.

Moi j'ai reservé la nuit du jeudi au vendredi et celle du vendredi au samedi.Puisque la convention se termine samedi apès midi, je comptais prendre TGV vers 18 ou 20 h. (l'aller étant effectué en compagnie de Michel qui veut bien me prendre en stop)

Pour la facturation de mes nuits, je me fiche que se soit en mon nom ou au nom de la convention. ( Etant bien entendu qu'elles sont à ma charge.)

Pour Vladimir, Dmitry et Mike , je pense que l'on peut leur préciser que lla nuit du vendredi au Samedi leur est offerte (plus 1 nuit supplementaire pour Mike ? ) mais que s'ils désirent arriver avant (et/ou partir après) on peut se charger d'effectuer les reservations pour eux ( mais frais à leur charge ?)


Pour Egbert, Fridolin et autres européens, ainsi que pour les provinciaux , on peut simplement leur préciser que nous avons un accord avec un hotel et que l'on peut leur reserver une chambre pour eux, mais que le nombre est limité et que la priorité va aux européens. En leur indiquant le site et leur précisant que déjà Vladimir, Dmitry, Mike sont logés à cet hotel, je pense que quelques uns choisiront ce même hotel. Ne pas oublier de leur indiquer que les frais sont à leur charge.


Je fournirai en fin de soirée la liste des personnes susceptible de venir et je pense que je peux leur envoyer un mel directement sur ce sujet.



Pour la journée de Vendredi, existe-t-il un endroit à l'interieur de la maison de la chimie pour manger?
Si oui, je propose d'annoncer l'emploi du temps comme suit :
10 h - 13 h ouverture et 1ere partie de la convention.
13h - 14 h pause déjeuner (une possibilité de repas est possible au prix de xxx euros )
14 h - 19 h deuxieme partie
20/21 h rendez-vous au resto tartempion ( au prix de xxx euros/ par personne )reservation dès à présent ( reservation effective qu'après réception du chèque) Pour les étrangers, leur preciser qu'ils paieront au moment de leur arrivée à la convention.

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à revoir

Message par Michel » sam. sept. 13, 2003 3:29 am

Salut !

Je ne suis pas complètement satisfait de l'organisation de la partie hôtelière (trop de flou). Je vais y réfléchir durant le week-end...

Concernant les repas et prestations des non invités, je ne suis pas sûr que la démarche consistant à organiser cela, puis à proposer un prix soit judicieuse : il faudrait gérer inscriptions, annulations, cas particuliers ; prendre le risque de ne pas plaire ou d'être à côté de la plaque.

Pour ces parties, je propose de dire, lors de la convention : "c'est maintenant l'heure de manger ; vous avez tel et tel restaurant ; RV à 14H00 ici".
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Message par Régis » sam. sept. 13, 2003 9:04 am

Michel,
Pour la partie hotelière, je pense qu'il n'y a pas lieu de trop se précipiter.
Donc un week-end de reflexion n'est pas superflu.

Pour la restauration à midi .
Pour ces parties, je propose de dire, lors de la convention : "c'est maintenant l'heure de manger ; vous avez tel et tel restaurant ; RV à 14H00 ici".
Je suis d'accord et c'est ce que dans mon charabia je cherchais à préciser:
13h - 14 h pause déjeuner (une possibilité de repas est possible au prix de xxx euros )
Par contre je crois que pour le repas du soir, il faut :
savoir qui viendra et combien cela coutera.
Régis

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Message par Côme » sam. sept. 13, 2003 3:12 pm

Comme Michel je pense qu'il faut laisser chacun libre pour le déjeuner du Vendredi. On pourra toujours repérer avant les différents cafés du coin.

Comme Régis je pense qu'il va falloir organiser un peu le repas du Vendredi soir (celui du Jeudi aussi mais ce sera plus simple théoriquement). Ce n'est pas trop urgent mais mon idée était de trouver un lieu sympa et de négocier à l'avance un prix par convive pour un menu préalablement établi.

Ne pas oublier non plus qu'il va falloir trouver une idée pour le Samedi.
Jacques est prêt à nous accueillir dans ses locaux mais cela ne doit pas nous empêcher de réfléchir à une sortie détente en commun. Une balade en vélo dans le parc de Saint-Cloud ? (on doit pouvoir louer des vélos, encore qu'en Octobre je ne sais pas). Des idées ? Le parc floral de Bagatelle ? Le jardin des plantes ? Je voyais cela en plein air mais est-ce une bonne idée ?

Pour l'hôtel c'est un peu un casse tête, heureusement que Michel aime bien cela !

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